¿Porqué invertir en un Software de Gestión TMS?

Teniendo en cuenta que la tecnología no sólo es importante para reducir los costos operativos sino también para evitar gastos extras causados por errores en la planificación, transporte, distribución, etc., es decir en el Software de Gestión TMS, cabe preguntarnos porqué siguen existiendo empresas que no han dado un salto tecnológico para la gestión de sus operaciones.

El incremento de los volúmenes, nuevos procesos y la necesidad de realizar controles más precisos y completos, hacen que sea casi imposible pensar las operaciones de transporte y logística sin un soporte informático adecuado. En una entrevista con Martín Vartabedian, CEO de Digital Express, quien desarrolla software de gestión para dicho rubro, hemos podido comprender un poco más qué implica para un transporte implementar un software de ésta índole y porqué resulta una inversión tan necesaria.

“Mientras los controles eran simples y la famosa “planilla excel” solucionaba la necesidad de contabilizar las operaciones todo estaba perfecto, pero cuando ya se transforman en miles de planillas con tanta información se torna una situación inmanejable”, afirma Vartabedian acerca de los cambios que se sucedieron en los últimos años, no sólo respecto al crecimiento y diversificación de los negocios, sino también a los propios avances de la tecnología. Y prosigue: “Al hacerse el transporte y la logística cada vez más complejos, las herramientas tecnológicas son claves para el éxito de las operaciones de venta y abastecimiento. Las necesidades de los clientes ya no son sólo la recepción de sus pedidos en tiempo y forma, requieren información online de sus pedidos, situación, tiempo de entrega, etc. para eso, la única forma de lograrlo es teniendo herramientas de tecnológica y de comunicación adecuadas”.

Sin embargo, pese a la existencia de los software TMS, el porcentaje de empresas que han implementado una tecnología de este tipo sigue siendo bajo: Según los resultados arrojados por la
Consultora Ernst & Young, en Argentina, del 91% de las compañías que manifiestan estar informatizadas, sólo el 40% utiliza aplicaciones verdaderamente verticales, que son las que permiten maximizar la eficiencia en el rubro por su gran foco y especialización. Eso significa que aún existe un 60% de las empresas que no están optimizando sus procesos utilizando tecnología aplicada. Pero ¿por qué sucede esto? Vartabedian afirma que la principal traba para la adquisición de un software especializado es la errónea concepción que se tiene acerca de la importancia de incorporar tecnología: “Lo que sigue siendo muy complejo para el empresario es entender a la tecnología como una inversión en lugar de un costo, principalmente en las empresas no profesionalizadas. Y no hablo sólo de la reducción de costos operativos y la optimización de los recursos humanos aplicados a las operaciones, sino también al valor agregado que implica tener un cliente satisfecho, ya sea por el mayor control de sus pedidos, la efectividad de entregas, la menor siniestralidad, etc.”

Selección

La selección de un software que se adecue a las necesidades de cada empresa depende en gran parte de un relevamiento del proceso operativo de principio a fin, lo que permite descubrir cómo está funcionando y a su vez, conocer cuáles son las características o prácticas particulares que llevan a cabo. La posibilidad de conocer cuáles son los “vicios” en el manejo de la información de la empresa nos ayudan a entender mejor cómo encarar la posterior implementación. Aquí es donde el ideal de la figura del proveedor del sistema tiende a una especie de “consultor”, que por su experiencia en el rubro, logra canalizar los requerimientos de la empresa y definir la solución informática más adecuada.

Si bien son pocas las empresas proveedoras de un software del tipo TMS en el país, existen diferencias muy marcadas entre ellas, principalmente por la posibilidad o no de ser customizadas:

“Existen varios modelos de negocios por lo que un producto estándar puede o no cubrir todas las necesidades. La realidad es que algunas soluciones se adaptan full, de modo que pueden modificarse, adaptarse y customizarse (como en nuestro caso) y otros son productos estándar, donde no pueden realizarse adaptaciones”. El CEO de Digital Express afirma además que la diversidad de negocios ha llevado también a una tendencia de producción de soluciones según la magnitud de las empresas: “Algo que hemos logrado desde Digital, ha sido desarrollar tres productos pensados específicamente según la magnitud del cliente, por ejemplo tenemos un software pensado para empresas que se están iniciando tanto en el mercado como en el proceso de informatización; luego uno para empresas más consolidadas con uno o más puntos de venta y varios usuarios, hasta llegar a un producto de envergadura WorldClass”.

Implementación

Enfocándonos en el tema de la implementación de un software, podemos decir que existen varios factores que pueden llegar a potenciar o entorpecer dicho proceso. Es importante definir las etapas de implementación y pautarlas cronológicamente en el tiempo, para poner límites tangibles al proceso y evitar que se extienda demasiado resultando tedioso.

En conclusión, el espectro de mercado disponible para informatizar es todavía enorme y resulta esencial para poder avanzar en el tema, concientizar acerca de los beneficios que acarrea la incorporación de tecnología en la gestión de los procesos operativos. Y más aún, desmitificar a este tipo de incorporación como algo complicado, dificultoso e incluso fuera del alcance de algunas empresas. Cómo ha quedado comprobado por los testimonios de quién entiende en la materia, todo se resume a encontrar un buen proveedor de software, que pueda ofrecer un producto de calidad, con posibilidad de adaptación a diversas necesidades y capas de brindar a posteriori un servicio de soporte idóneo. Por su parte la gerencia no debe olvidar de potenciar el eslabón esencial del proceso: los usuarios. Y concluye:

“La tecnología se ha infiltrado en gran parte de los aspectos de nuestra vida diaria, por no decir en todos; al principio todo cambio genera miedo e incertidumbre, pero los beneficios son mediatos, tangibles, se ven en los números, en la eficacia de los procesos. Hay que perderle el miedo a este tipo de incorporaciones porque es lo que va a marcar un diferencial en nuestro trabajo, es algo que se transforma en un valor agregado, y cuánto más antes lo implementemos, más fácil va a ser después ir avanzando con los cambios que se suceden a nuestro alrededor. Hay que entender que en materia de tecnología todo es progresar sobre lo hecho, por eso el tiempo de empezar es ahora”