Captura de datos: el primer paso hacia una digitalización de vanguardia

La digitalización brinda a las organizaciones la posibilidad de vivenciar una experiencia superior en las diferentes etapas de sus procesos, asegurando una mejora continua y rapidez en todas las áreas del negocio. Esto ofrece a las compañías mayor velocidad de red y agilidad tecnológica, incrementando su productividad en hasta un 40% y permitiéndoles continuar con su operación, en este entorno aún restrictivo.

Al pensar la transformación digital de una empresa, siempre la pregunta es ¿Cómo dar el primer paso? Y la respuesta es simple: la captura de documentos es el puntapié inicial para automatizar los procesos de negocios con base en papel.

“Pero la digitalización no solo se trata del escaneo profesional de documentos, es en sí misma una tecnología que está dando paso al uso de otras soluciones como la Interpretación Cognitiva para documentos, la Inteligencia Artificial y la Gestión documental, sólo por mencionar algunas. En la actualidad la transformación digital ha cobrado una seria relevancia en los presupuestos de CIOs de todo el mundo”, explica Sandra Galvez, Marketing Manager Latam de Kodak Alaris

Según datos de la empresa especialista en captura inteligente y gestión documental, se ha comprobado que las organizaciones aprovechan solo un 0.5% de la información que producen. En este sentido, integrar los datos estratégicos al flujo de trabajo, a través de la incorporación de herramientas del ecosistema digital, resulta crucial para ganar en eficiencia y rentabilidad.

Al mismo tiempo que redundan en beneficios evidentes para las organizaciones: disminuyen los costos de operación hasta en 35%, minimizan el uso de papel en un 40% (beneficiando al medio ambiente e impactando en el aporte sustentable de la organización) y reduciendo en más de un 50% los errores humanos ya que los excluye de hacer tareas repetitivas y estresantes, permitiéndoles desarrollar nuevas habilidades laborales más relacionadas con la toma de decisiones. Beneficios palpables para la organización en su conjunto.

La tecnología como herramienta de simplificación

“En Kodak Alaris nos hemos preocupado no solo en desarrollar equipos y soluciones robustas de digitalización sino también de dotarlas con la facilidad de poder crear aplicaciones personalizadas que representen mejores oportunidades de negocio para cada empresa”, menciona Galvez.

No se trata sólo de tener los mejores escáneres sino también de contar con un software moderno y funcional para que el proceso sea realizado de manera rápida y eficiente, teniendo en cuenta las características individuales de cada compañía. Hay distintas soluciones para gestionar la captura de información ya sea desde la web o desde cualquier dispositivo móvil. Tanto para archivar como para realizar un proceso de negocios, la recomendación es utilizar las herramientas adecuadas de manera combinada para lograr un resultado superior.

Estos procesos son ideales para sectores de actividad entre los que se incluyen Salud, Gobierno, Servicios Financieros, Educación, Telcos, Servicios Públicos, Manufactura y Logística.

La información es el alma de cualquier organización

Hemos oído hablar mucho de cómo: Big Data, Cloud, IoT, Workflow e Inteligencia Artificial (AI) están revolucionando la forma de trabajar. Estas innovaciones técnicas ponen a disposición de las organizaciones herramientas que recopilen, analicen, automaticen y proporcionen información más rápidamente para tomar decisiones estratégicas, aumentando las ventas, la productividad o simplemente para conocer mejor a su cliente.

El movimiento de datos a través de una variedad de procesos es la forma en que funcionan los negocios. Los datos entran en las organizaciones en una variedad de tipos de documentos diferentes que tienen cada uno su propio proceso único. Se invierte tiempo y dinero en identificar qué tipo de datos contiene un documento y en moverlos a través del proceso correcto.

Introducir herramientas que potencien la eficiencia en estos procesos impacta directamente en los resultados del negocio ya que:

  • Mejora los tiempos de respuesta a los clientes,
  • Eleva los niveles de satisfacción del servicio,
  • Evita los procesos repetitivos que desgastan la relación con los clientes,
  • Potencia la reputación de la organización,
  • Impulsa su posicionamiento frente al mercado.

En este sentido, contar con un escáner dedicado facilita no solo la conversión de documentos físicos al formato digital, logrando la mejor calidad de imagen, sino que asegura la precisión de los datos en el momento de la extracción, indexación y posterior consulta. Además, estos dispositivos permiten estructurar la información de manera correcta para el flujo de trabajo al que serán destinados.

La digitalización se transforma en el factor clave para cambiar de manera vertiginosa, simple y más efectiva la manera de hacer negocios, al resolver problemáticas actuales a través de aplicaciones adaptadas a cada compañía.

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