En la actualidad, el área de cobranza atraviesa la problemática de tener que incorporar nuevas formas de cobranzas en corto tiempo y a bajo costo operativo, acelerada por el contexto de pandemia actual que apuró el salto hacia lo digital en todas las industrias. A futuro, uno de los desafíos será abrir las formas de cobranzas (y pagos en consecuencia) a criptomonedas, monedas virtuales como los Bitcoin o Ethereum. A su vez, es importante para los analistas contar con datos de clientes e intermediarios al instante para poder accionar.
En este contexto, la automatización de procesos permite, por un lado, liberar tiempo para que los colaboradores hagan lo que es importante, dedicarse a tareas que traccionan resultados para cada compañía. Aquí, es importante que los líderes deleguen las tareas repetitivas y manuales a la fuerza digital, los bots de software, en el marco de una visión estratégica digital y de crecimiento para sus compañías. Por otro lado, esta tecnología permite acelerar la toma de decisiones por contar con datos inmediatamente, ser insensible a volumen transaccional (capacidad operativa) e innovar constantemente.
Los casos de uso específicos donde la automatización de procesos reduce la carga operativa en el área de cobranzas son las siguientes:
- Conciliaciones de múltiples medios de pago: la automatización se encarga de recibir información desde diferentes medios (correo, directorios compartidos, etc.) de las plataformas y sistemas de cobranzas integrados, compararla, y entregar los resultados como reporte o actualizando los sistemas de gestión de las compañías. Con este tipo de automatizaciones, los analistas solo deben poner foco de revisión entre el 2.5 y el 5% de los registros de cada 100 mil registros procesados. La automatización libera tiempo, al menos un 90%, para control y detección de desvíos.
- Avisos de mora de pago: se trata del envío automatizado de alertas de pagos vencidos de clientes, a través de los medios y formatos convenientes de cada compañía como ser mails, chats vía whatsapp, entre otros. En este caso, el bot de software consulta la cuenta corriente y actúa según la discriminación manual de reglas configurada en base a las necesidades de cada compañía, lo que permite determinar qué tan complejos y detallados puede ser los avisos. Esta automatización logra disminuir el esfuerzo para el área en un 84% y también los días de cobranzas (DSO) y mejorar el comportamiento de pago de los clientes en el mediano plazo.
- Pago de comisiones asociadas a cobranzas por ventas: se obtiene automáticamente un reporte de comisiones a pagar a vendedores o intermediarios. Se ahorra tiempo a los analistas, al menos en un 90% y reduce el costo de error en un 92%. Es un caso de uso fundamental para el sector de seguros y para aquellos que manejen grandes volúmenes de venta por intermediarios contra cobranzas.
La automatización de procesos otorga la oportunidad de adecuarse a las necesidades de cada compañía y definir el grado de customización que se requiera para construir la solución de cobranzas adecuada para el negocio. Es sin duda, una gran aliada para ganar competitividad, escalar e innovar.
Autor: Javier Ailbirt – CEO TheEye