Ciudad de México, 4 de mayo de 2020 – La competitividad que se vive hoy en el mundo empresarial, suele estar más asociado hacia la eficacia de sus procesos más que a la consecución de objetivos de negocio.
Genera mucha incertidumbre vislumbrar las diferencias entre un proceso de negocios y un proceso de gestión de proyectos. De hecho, en la mayoría de los casos, se cree que estos dos procedimientos son idénticos, pero lo cierto es que son dos estrategias empresariales con diferencias palpables.
Por ejemplo, los proyectos son temporales, con un inicio, un medio y un fin bien delimitados, objetivos claramente definidos y recursos bien planificados para obtenerlos, este puede ser: desarrollar un software, construir un edificio, producir un automóvil. Todas estas actividades pasan por proyectos cuidadosamente diseñados y planificados.
Por su parte, cualquier procedimiento o medida que sigue una empresa para alcanzar sus objetivos comerciales, se le denomina proceso de negocios, o Business Process Management (BPM) el cual suele afectar de forma positiva en la cultura de la empresa. A través de este procedimiento, se busca un acercamiento metódico de constitución del flujo de trabajo de una organización para que sea sostenible y capaz de adaptarse a un ambiente cambiante. Esta práctica se enfoca en el cumplimiento de los objetivos propuestos a través de la planeación, ejecución y control del trabajo.
Una ejecución de procesos y/o actividades se puede denominar efectiva cuando satisface las necesidades del cliente, y es sobretodo eficaz, cuando requiere el menor coste posible. El cumplimiento de estos dos principios es determinante para garantizar el éxito y la alta competitividad de una organización.
En este sentido, existen herramientas que buscan facilitar la gestión de los procesos, haciéndolos más eficientes y automatizados. El ejemplo más concreto es un software BPM.
¿Cómo una solución de gestión de procesos ayuda a mi empresa?
- Facilita la transparencia de la información, a través de un formulario electrónico, el cual pueden visualizar las personas involucradas durante el proceso lo cual nos permitirá contar con un historial de las tareas ejecutadas.
- Mejora los tiempos de respuesta y esto permitirá mejorar la entrega en los tiempos planteados evitando cuellos de botella.
- Impulsa la mejora continua al monitorear los procesos aumentando su eficacia y eficiencia, dejando atrás el control manual de las actividades.
Si bien es cierto, los procesos de negocio son complejos ensamblados de modelos, reglas, datos, lógica, servicios y muchos otros elementos (que en conjunto se denominan como metadatos), los cuales son utilizados por BPM para mantener el buen funcionamiento y flujo dentro de las organizaciones, quienes trabajan con procesos están obligados a interactuar con los múltiples sistemas existentes, lo que complica enormemente el desempeño y compromete la productividad. No obstante, cuando se tiene funcionando un software BPM, es fácil lidiar con múltiples sistemas y alinear el trabajo a través de un único entorno de procesos personalizado.