Grupo DIMOSA es una empresa familiar fundada en 1987 en Guadalajara, Jalisco constituida por 105 empleados que ofrecen todo tipo de servicios relacionados con montacargas de combustión, además son distribuidores exclusivos de montacargas eléctricos Raymond, los cuales representan el 98% de su mercado con máquinas eléctricas para pasillos angostos y grandes alturas.
Actualmente atienden aproximadamente a 400 clientes en los estados de Michoacán, Nayarit, Colima, Jalisco, Aguascalientes y Guanajuato.
Sus servicios abarcan soporte para todo lo que tiene que ver con manejo de materiales, ya sea baterías, cargadores, montacargas, cursos, capacitaciones y administración de las flotillas de Raymond, ya que su objetivo principal es encargarse de todo lo relacionado con los montacargas que sus clientes utilizan, a fin de que la dedicación de éstos, sea solamente para sus negocios.
En busca de un sistema integrado
Para el año 2011, Grupo DIMOSA había alcanzado un crecimiento considerable en el que sus clientes demandaban contar con un mejor control de la información y tenerla más a la mano, algo difícil de realizar ya que el sistema con el que trabajaban no permitía un fácil acceso a los historiales de los servicios.
“El ir creciendo, así como el querer mejorar y establecer más procesos y controles de calidad nos hizo ver que necesitábamos tener un sistema totalmente integrado para obtener más información confiable, sin pérdidas de tiempo de la gente y con un flujo lo suficientemente rápido para atender a nuestros clientes”, comentó Ramón Molina, director general de Grupo DIMOSA.
Fue entonces que comenzaron a analizar varios sistemas conforme a sus necesidades y descubrieron que algunos ofrecían una versión pequeña o una versión muy grande y además, advirtiendo que si el negocio continuaba creciendo tendrían algunas limitantes pues esos sistemas no permitían hacer cambio alguno para adaptarse a las necesidades del cliente.
Solución a la medida y preparada para el futuro
En cambio con TOTVS el acercamiento, el trato y el seguimiento fue muy diferente, además de que ofrecieron un sistema a la medida con el cual se podían hacer las adecuaciones que la empresa necesitara y con posibilidades de escalamiento a futuro para agregar los módulos que se fueran requiriendo.
“Una de nuestras solicitudes fue hacer algunas modificaciones en el sistema para continuar con ciertos procesos que teníamos en el área contable y que no podíamos erradicar con la gente. En cuanto a las áreas para el manejo de las flotillas de Raymond, las bases instaladas y la parte de field service quedamos más que satisfechos”, dijo Horacio Quintanilla, Director Administrativos de Grupo DIMOSA.
De esta forma, el proceso de implementación del ERP TOTVS comenzó a finales de 2011, cuando los módulos implementados fueron: Compras, Facturación, Stock, Financiero, Activo Fijo, Field Service y Contabilidad, y desde entonces, los 40 empleados que trabajan directamente con la solución integral están satisfechos pues les permite llevar el control de sus procesos de una manera única y ordenada para tomar decisiones de una forma ágil y rápida.
Antes y después de TOTVS
Antes de contar con el sistema de TOTVS, Grupo DIMOSA pasaba por diversas situaciones de desventaja para la empresa, por ejemplo, a veces un listado del inventario de sus equipos se tardaba 10 días y difícilmente se tenían datos confiables, pues durante ese tiempo cambiaban los números. En el área de contabilidad tardaban más de quince días en tener sus cierres mensuales y ahora al tercer día ya cuentan con números finales. También tenían muchos problemas en la cobranza de los clientes porque no se daban cuenta de que alguno tenía un año y medio sin pagar y seguían suministrando el servicio, en cambio hoy pueden detectar con facilidad si hay un cliente moroso para tomar la decisión de parar el servicio y negociar.
“El sistema nos ha permitido ser un poco más analistas pues ahora podemos ver los números al momento y por supuesto en función de esto, la toma de decisiones es un poco más fácil. También nos ha ayudado a controlar en cierto grado las fugas en nuestros inventarios y las refacciones con nuestros técnicos, si bien no hemos erradicado las mermas o pérdidas, si se han reducido considerablemente. Todo esto ha permitido que nuestros números se hayan incrementado en los últimos años”, agregó Horacio Quintanilla.
Satisfacción e importantes beneficios
Algo muy interesante de mencionar es que la empresa tuvo la necesidad de crear un call center para dar seguimiento a las llamadas de sus clientes, ya que antes por el descontrol de la información, no había forma de dar seguimiento a las solicitudes de servicio o quejas; ahora cada llamada tiene asignado un número con el cual se da seguimiento a todo el proceso de servicio, e inclusive se programan mejor las visitas de los técnicos. De igual forma, este proceso les ha permitido tener mayor control de los equipos de renta con el calendario de mantenimiento de las máquinas.
En cuanto al futuro, Grupo DIMOSA está considerando incluir el módulo de RRHH pues su intención es tener el 100% de sus actividades dentro de un mismo proveedor, sin embargo quieren afianzar el conocimiento y manejo de los módulos con los que cuentan actualmente.
“Tener información más a la mano nos ha dado la oportunidad de trabajar sobre todo en optimizar nuestros procesos en beneficio de todas las áreas, las cuales han tenido mejoras sobre todo en tiempos”, finalizó Horacio Quintanilla.
Grupo DIMOSA
Empresa líder en asesoría y creación de soluciones para el manejo de materiales, enfocados a crear sociedades de negocio con sus clientes a través de sus líneas de productos.
Son distribuidores exclusivos de la Marca Raymond líder en el continente americano, cuentan con la flotilla de renta más grande del occidente del país, de venta de montacargas nuevos especializados en Montacargas Raymond pasillo angosto, venta de montacargas seminuevos certificados, renta de montacargas y servicio respaldado por su personal técnico certificado de fábrica y un almacén centralizado de Refacciones Raymond.
Su visión consiste en ser la compañía líder en el mercado de equipos industriales para el manejo de materiales elegida por su innovación, soluciones, productos y servicios los cuales logren la satisfacción total del cliente, así como ser reconocida por la calidad humana y profesional de su gente y el compromiso con el medio ambiente.
Asimismo, su misión es contribuir con sus clientes a alcanzar sus metas estableciendo una sociedad de negocio a través de un soporte integral proveyéndoles productos y servicios con soluciones de innovación tecnológica sustentable y de calidad.