La transformación de un recinto fiscal

Los recintos fiscales son lugares en donde las autoridades aduaneras realizan indistintamente las funciones de manejo, almacenaje, custodia, carga y descarga de las mercancías de comercio exterior, fiscalización, así como el despacho aduanero de las mismas. En la Aduana del Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México hay 18 recintos que compiten por ofrecer los mejores servicios. Uno de ellos, World Express Cargo de México (WEC) produjo una transformación digital que le permitió transformarse en el líder del sector. 

Comencemos por definir qué es una transformación digital. Se trata de un proceso continuo a través del cual las empresas se adaptan o implementan cambios disruptivos en su organización, sus clientes y su mercado a través de la capacidad de innovación en los modelos de negocio, productos y servicios, para unificar de forma natural el componente digital y el físico. 

La idea surgió del estudio de la reglamentación que aplica a los recintos fiscalizados en México, ya que debemos de cumplir con obligaciones bien definidas en la Ley Aduanera y en la Reglas Generales de Comercio Exterior. Al estar estudiando a fondo las obligaciones y todo lo que debe y puede hacer un recinto fiscalizado nos dimos cuenta que muchos procesos no se realizaban tal cual están descritos y en la mayoría de los casos se hacían mal por costumbre” comenta Raúl Hinojosa Chief Information Officer de WEC.

La integración de procesos y sistemas produjo una transformación disruptiva que alteró a la empresa, al mercado y a los usos y costumbres de los clientes.

El CIO de WEC agrega “la tecnología es una pieza fundamental para sacar ventaja con respecto a la competencia. Un ejemplo es la capacidad de nuestro sistema de manejar todos los aspectos de un recinto fiscalizado como son: inventarios, operación, abandono, facturación, cuentas por pagar, cuentas por cobrar. Tener todos los procesos tanto operativos como administrativos en el mismo sistema nos permitió ser muy rápidos al momento de controlar los inventarios y facturar los servicios a los clientes”.

Un proceso tan elemental como la facturación es lento y engorroso cuando no se tiene integración. “Sabíamos de que los otros almacenes competidores no estaban utilizando la tecnología en todos sus procesos y también conocíamos que muchos procesos estaban viciados, no se hacían conforme a la Ley, algunos de ellos utilizaban sistemas independientes para el control de inventarios y la administración. En WEC podemos entregar la factura con los servicios que debe de pagar el cliente al momento en que lo solicita, en cambio en otros recintos fiscalizados que no tienen todos sus procesos integrados en un solo sistema” declara Raúl Hinojosa.

Uno de los cambio claves que implementó WEC fue la guía electrónica. Para ello no debieron realizar ninguna adecuación del marco legal pues uno de sus clientes importantes utilizaba este tipo de documentación en todos sus embarques. “Decidimos hacer una interfase con el sistema de este cliente y así evitamos imprimir estas guías. Muchos actores dentro de la aduana se dieron cuenta que con un poco de voluntad y tecnología es posible hacer más eficientes los procesos”.

Para llegar a la posición de liderazgo actual, la compañía invirtió, en los últimos 4 años, alrededor de USD 1 millón en tecnología Genexus, en el mejoramiento de procesos, en capacitación y en varias certificaciones, entre ellas la ISO 27001.

Desde que iniciamos esta transformación, nuestras ventas aumentaron más del 100%. Además nos convertimos en líderes en el ranking de depósitos fiscales, con un volumen de 130.000 operaciones mensuales y con una facturación de USD 10 millones al año” manifiesta el ejecutivo de la empresa.