Cinco consejos para mejorar la gestión de gastos y evitar fraudes en 2021

Buenos Aires, Argentina – 26 de enero de 2021 ¿Qué podemos esperar después de un año tan transformador como el 2020? Operativos de vacunación masiva y un leve regreso a la “vieja normalidad” parecen ser dos de las tendencias que marcarán el 2021. En cuanto al mundo del trabajo, está claro que el paso de la pandemia está dejando nuevos modelos laborales en las empresas: algunas están intentando un retorno a la oficina, otras siguen apostando a perfeccionar el teletrabajo y un tercer grupo, tal vez el mayoritario, apela a un esquema híbrido, tratando de aunar lo mejor de ambos mundos.

Con la crisis global lejos de terminar, la ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) advierte que los niveles de fraude en las organizaciones pueden seguir en aumento. De acuerdo con el organismo, aún los empleados leales que jamás harían nada ilegal en una economía funcionando normalmente, en estado de desesperación, pueden cometer fraude contra sus empleadores para sostener a sus familias o pagar sus cuentas.

“En tiempos de crisis, hacer una gestión inteligente de los gastos es más importante y desafiante que nunca. De hecho, un informe de Business Travel News (BTN) advierte que las organizaciones son más susceptibles al fraude en épocas de desastres o de grandes riesgos económicos, tal como ocurre con esta pandemia”, sostiene Javier Pollitzer, director de SAP Concur América Latina.

“Incluso desde antes de la pandemia, las empresas que no tenían su gestión de gastos automatizada perdían cada año aproximadamente el 5% de sus ingresos totales en episodios de fraude. Desde cenas familiares que se pasan como corporativas hasta taxis inexistentes, la variedad de infracciones a la política de gastos que se producen al interior de las organizaciones es tan amplia como sorprendente”, añadió el ejecutivo.

Bajo este escenario: ¿Qué prácticas pueden implementar las empresas en 2021 para mejorar su gestión de gastos y evitar fraudes? SAP Concur elaboró esta lista con cinco propuestas:

  1. Generar previsión de gastos: Un control proactivo permite anticipar los gastos antes de que ocurran, para tener un mejor flujo de caja, indispensable en tiempos inciertos.
  2. Unificar la visión del gasto: La redistribución extrema de la fuerza de trabajo obliga a sostener una única plataforma que permita comprender la información sobre gastos como una entidad integral y no como pequeños silos.
  3. Implementar políticas para gastos “en casa”: Los trabajadores remotos requieren agilidad en la aprobación de gastos para ganar mayor productividad allí donde estén y las empresas deben acompañar esta transformación.
  4. Mejorar los controles internos: Las empresas inteligentes deben apuntar a consolidar un programa de compliance con un control de gastos entendido como un proceso en continua evolución y no como un esquema estático: los fraudes se perfeccionan a medida que se establecen los controles.
  5. Apelar a la movilidad y la experiencia del empleado: Automatizar el proceso de gastos y que los datos puedan cargarse desde cualquier lugar y dispositivo, sumado al hecho de que los colaboradores no tengan que ocuparse de preparar informes, genera una satisfacción múltiple para el empleado: menos preocupación, mayor velocidad para potenciales reembolsos, nula tasa de error y mejor experiencia general en todo el proceso.

Establecer los procedimientos adecuados de control de gastos para evitar fraudes es esencial no solo para cuidar ese 5% que se resta de los ingresos, sino también para evitar dolores de cabeza y roces innecesarios. Cuando el contexto se muestra complejo, nada mejor que apuntar a simplificar aquello que uno puede mantener bajo control.

NeuralSoft: 5 consejos para pymes que quieran incorporar nuevas tecnologías

El PACC es el Programa de Apoyo a la Competitividad para Micro, Pequeñas y Medianas Empresas de la Secretaría de Emprendedores y de la Pequeña y Mediana Empresa del Ministerio de Producción (Sepyme) que tiene como objetivo fortalecer la competitividad de las PyMEs. Recientemente, se actualizó con un nuevo llamado en el que llevan de $200.000 a $400.000 el tope de subsidios estatales para la incorporación de tecnología.

Este programa facilita el acceso a servicios profesionales de asistencia técnica y mejora la oferta de dichos servicios, mediante el reintegro parcial de la inversión en Proyectos de Desarrollo Empresarial (PDE) en forma de Aportes No Reembolsables (ANR). A través de él, las PyMEs que inviertan en asistencia técnica para lograr mejoras en la competitividad, innovación de productos y procesos, ascenso en la escala tecnológica y certificaciones de calidad, pueden obtener un reintegro por parte de la SEPYME. En tal sentido, Germán Viceconti, Coordinador de Nuevos Negocios de NeuralSoft pone el foco en 5 temas fundamentales de la inversión pyme en tecnología:

1) ¿Para qué incorporar tecnología?

La adopción de nuevas tecnologías sólo tiene sentido cuando su uso genera un impacto cuantificable y medible muy superior al costo de la implementación de una nueva solución tecnológica. No es necesario incorporar porque sí o por decir: “me mantengo actualizado”, “me renuevo” o “no me quedo atrás”. Lo ideal es reunirse con el proveedor y realizar en conjunto un análisis pormenorizado de Retorno de Inversión del proyecto.

2) ¿Cuánto debería invertir una PyME en tecnología informática?

Si bien es cierto que cada vez más empresas invierten en tecnología, en Argentina aún estamos muy lejos de los niveles de los países más desarrollados del mundo, donde es habitual una inversión en tecnología informática de entre un 5% y un 6% de la facturación. En Argentina, las empresas que más recursos destinan, llegan, en el mejor de los casos, al 2%. Esto es porque muchos aún lo ven como un gasto y no como una inversión. Si se hace teniendo en cuenta lo señalado anteriormente, no habría por qué temer en imitar a las principales potencias europeas o a los Estados Unidos. Ya que cuánto más invierta, más voy a ganar. No es casualidad que en estos países las empresas paguen mejores sueldos. Es sencillamente porque la tecnología les permite aumentar la productividad por empleado.

3) ¿Cuánto tiempo debe tomar una PyME para evaluar o decidir la implementación de un sistema de gestión integral o ERP?

En la práctica vemos casos muy disímiles. Hay empresas que toman esta decisión en menos de 2 meses y otras que se toman más de 3 años. Obviamente el tiempo ideal depende de la magnitud y complejidad de cada empresa, pero como toda acción y decisión importante, debe llevarse a cabo sin prisa pero sin pausa. Si se apresura el proceso de cambio o no se analizan todas las alternativas desde una perspectiva costo-beneficio, se corren altos riesgos de tomar una decisión equivocada en algo que tendrá un impacto crítico en la compañía por varios años.

Si, por el contrario, se toma más tiempo que el indispensable para hacer un correcto análisis, cada día que pasa es un día más en que se pierde la posibilidad de empezar a ganar más dinero y principalmente es un día más de ventaja que se le da a la competencia.
Los tiempos en que las empresas toman esta decisión en general refleja la forma en que hacen todas las cosas. Nuestra experiencia nos muestra que las empresas que las que lo hacen en un lapso razonable (ni muy largo ni muy corto) son en general las que mayor provecho obtienen de la implementación del sistema.

Para el caso de empresas que, por su grado de evolución, estén en etapa de incorporar un primer software de gestión de los llamados “enlatados” el tiempo ideal es de 30 a 40 días. Para empresas que están dando el salto de pasar a un sistema integral del tipo ERP y que vienen de un enlatado, de un desarrollo a medida o de varios softwares desintegrados, el tiempo ideal de decisión es de 3 a 5 meses. Si se prolonga más que eso, algunas variables que fueron tenidas en cuenta al comienzo del análisis se modifican y quedan desactualizadas, entonces hay que volver a comenzar la evaluación desde cero.

4) ¿Cada cuánto debe evaluar una empresa el cambio de software?

Acá ya no podemos, como en el punto anterior, hablar de tiempos ideales. El promedio en que lo hacen las empresas ha bajado un poco en los últimos cinco años, pero como siempre, hay extremos muy alejados. Algunos cambian a los dos años y otros a los 20. Lo importante es estar atento a que el sistema se mantenga adecuado a los requerimientos operativos y a los objetivos estratégicos. Si alguna de estas cosas no se da, lo ideal es iniciar un proceso de búsqueda de una nueva solución cuanto antes. Pero si el sistema responde correctamente a estas dos variables, no tiene sentido cambiar. Algunas empresas se dan cuenta de que se equivocaron en la solución elegida a los pocos meses y sin embargo dejan pasar varios años antes de cambiarla bajo el argumento “por lo menos tengo que amortizarlo antes de cambiarlo”. Esto es un autoengaño. En realidad, por más que haya hecho una mala inversión hace poco, cuánto más demore en realizar una buena inversión, más tiempo estaré pagando las consecuencias de la mala y más demoraré en obtener los beneficios de la buena.

5) El error más común: Las soluciones parciales

Un error muy frecuente es la contratación de servicios y productos teniendo en cuenta el costo de los mismos y el supuesto beneficio, pero sin tener en cuenta otros costos ocultos que aparecen cuando una se da cuenta que para utilizar el servicio o producto principal necesita contratar otros servicios adicionales, o comprar nueva infraestructura, o pagar licencias de aplicaciones complementarias. Aún cuando éstos fueron tenidos en cuenta, si se contratan por separado a diferentes proveedores, cualquier incompatibilidad o discordancia entre los mismos es un riesgo muy alto que asume el cliente. La mejor manera de evitarse desagradables sorpresas es contratar todos los elementos que componen la solución a un único proveedor y preferentemente que éste sea el prestador real del servicio y no un intermediario.