Capacitación y gestión del cambio son las claves del proyecto ERP

Desierto es una palabra que remite a un lugar despoblado, inhóspito, inhabitable, sin vegetación ni fauna aparente. Así es la provincia argentina de Mendoza, transformada por la mano del hombre en un espacio vital. La vida es posible en el 3% del oasis conformado alrededor de sus ríos, arroyos y canales. En esta tierra caracterizada por sus vinos, la cordillera de los Andes se impone en casi toda su geografía. 

A tan solo 7 kilómetros de la capital provincial se encuentra la pujante Godoy Cruz, una ciudad de 108 kilómetros cuadrados. 

Aunque el municipio contaba con estabilidad financiera, orden administrativo, muchas obras públicas en ejecución y muy buen nivel en el suministro de servicios públicos, en materia de tecnología al servicio del ciudadano la situación era diferente. En 2015 comenzó una nueva gestión política en la ciudad, con un modelo de gobierno basado en 5 ejes alineados con los Objetivos de Desarrollo Sostenible impulsados por las Naciones Unidas: gobierno transparente, sostenibilidad ambiental, desarrollo de infraestructura y movilidad urbana, innovación y desarrollo local. 

Tadeo García Salazar es el intendente de Godoy Cruz desde el 9 de Diciembre de 2015. Realizó sus estudios de grado en la Facultad de Ciencias Políticas y Sociales de la Universidad Nacional de Cuyo Durante el primer año de gestión, en materia tecnológica, se dió continuidad a un proyecto de la gestión anterior que incluía el desarrollo desde cero de todos los sistemas del municipio. Eso los llevó a un fracaso que los obligó a replantear lo que estaban haciendo. Se generó una nueva arquitectura y se renovaron las formas de contratación para contar con un socio estratégico en lugar de un proveedor de tecnología. 

Como Director de Sistemas de la Municipalidad Diego Rivera comenta “diseñamos una nueva arquitectura de servicios con centro o foco en las personas. Requerimos diferentes tipos de soluciones de gestión: documental, de capital humano, administrativa financiera contable y tributaria”.

Diego, quien además es responsable del proyecto Godoy Cruz Digital, brinda mayores precisiones de esta iniciativa.

Diego Rivera

“En el 60% del proyecto está presente K2B. Hemos licenciado K2B Gesdoc para la gestión documental eletrónica y K2B GRP, Government Resources Planning, que es el equivalente a un ERP para el sector gobierno. Ya está terminando la implementación del sistema. Para aprovechar el cambio del ejercicio contable la puesta en marcha está prevista para Enero 2020. De esa forma comenzaremos el año desde cero”.

Los poco más de 200.000 habitantes del municipio comenzaron a notar cambios en su interacción con los entes gubernamentales. Diego, comenta “hay impacto cultural desde que comenzamos el proceso de digitalización. Avanzamos a paso veloz. Por ejemplo, las denuncias se reciben en formato digital. Un ciudadano puede adjuntar videos, fotos y audios para completar su denuncia. Aunque hoy día se hace de manera presencial, próximamente podrá efectuarlo por la Web, desde donde podrá hacer trámites, reclamos y seguimientos. Todo online” y agrega “pasamos de una cultura de 150 años de gestión manual a la evolución digital en un año”.

Desde el inicio de su mandato, Tadeo García manifestó un fuerte compromiso con la gestión ambiental. Por esa razón la distribución digital de comprobantes es parte de proyecto. “Entre los beneficios para el ciudadano se encuentra el envío masivo de los comprobantes de pago de las tasas municipales. No solo impacta en los gastos en los que incurre el municipio sino también en el ecosistema ” destaca Diego Rivera. 

El cambio digital de Godoy Cruz tuvo consecuencias en la planta de funcionarios pues, como parte del proyecto, sus 1.700 empleados forman parte de un programa de capacitación para utilizar de manera eficiente las nuevas tecnologías. “El personal fue adquiriendo nuevas capacidades. Algunas tecnológicas, como manejar de manera segura un pendrive o configurar el mail. También hemos puesto énfasis en cómo recibir la información del ciudadano y en la respuesta rápida. El gran secreto de este proyecto es la capacitación y la gestión del cambio”.

El compromiso del municipio con el proyecto Godoy Cruz Digital se refleja en el presupuesto que fue asignado al mismo que, a fines del 2018, fue establecido en 60 millones de pesos, equivalentes en aquel entonces a USD 1,5 millones.

“Godoy Cruz Digital comenzó como una motivación interna consecuencia del envejecimiento de las estructuras. A medida que avanzamos se fue convirtiendo en un proyecto de los ciudadanos. Habilitamos canales para que puedan expresarnos sus inquietudes y nosotros podamos plasmarlas. sobre todo en los trámites on line”.

Para contrarrestar la resistencia que producen los cambios, el equipo de proyecto trabajó desde el primer día en la difusión de la iniciativa, tanto en los detalles como en lo que sucedería una vez en marcha. “Capacitar con constancia y contener las inquietudes de los empleados del municipio fue la clave del proyecto. Con los talleres de integración y las jornadas de actualización logramos que los colaboradores se sientan parte del proyecto. En poco tiempo logramos un cambio cultural de magnitud. imaginen que se sacó el sello, el papel, el libro de registro de expedientes, la pila de carpetas, y el carrito que llevaba todo eso de un lugar a otro. De un día para otro se cambiaron los instrumentos físicos por electrónicos, con firma digital, portables, con menos riesgo de pérdida”.

 Por Daniel M. Aisemberg.

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