El líder del proyecto ERP es el Gerente de Finanzas

FONPLATA es un organismo multilateral con 42 años de trayectoria, conformado por 70 funcionarios y operaciones en cinco países: Argentina, Bolivia, Brasil, Paraguay y Uruguay. La misión principal es apoyar la integración de los países miembros para lograr un desarrollo armónico e inclusivo, dentro y entre las áreas geográficas de influencia de la Cuenca del Plata mediante operaciones de crédito y recursos no reembolsables del sector público. 

Desde 2012, FONPLATA se ha abocado a un proceso de actualización de su modelo de gestión, y parte de este proceso comprende la integración y modernización de sus sistemas de información que incluyen las funciones del ciclo de proyectos (programación, identificación, aprobación, desembolso, facturación y cobranzas), captación, emisión y administración de deuda, inversiones, tesorería, programación financiera, administración de recursos humanos, administración genera, contabilidad general y financiera y presupuesto administrativo y de capital con el control de su ejecución.

La cartera de préstamos en ejecución ha venido creciendo paulatinamente desde 2012, pasando de 15 operaciones a aproximadamente 50 en la actualidad. A su vez, FONPLATA ha venido aprobando aproximadamente entre 12 a 15 operaciones anuales, cifra que se espera incrementar gradualmente en los próximos años. El número de transacciones totales procesadas anualmente por el sistema de contabilidad general en la actualidad oscila entre 5.000 y 7.000. 

En Septiembre de 2018 el organismo dio inicio formal y público a un proyecto de evaluación, selección e implementación de un sistema de gestión, conocido como ERP, mediante el llamado a una licitación pública. 

FONPLATA contaba con algún grado de informatización, sustentando la operación en el software SAGE Peachtree Accounting, un sistema contable que fue suplementado por un desarrollo interno y un cúmulo de planillas de cálculo

Comenzamos a hacer un relevamiento de proveedores, antes de la publicar la licitación. Participaron  19 empresas de diferente envergadura y origen. Este trabajo nos permitió conocer qué ofrecía el mercado y cómo estaba relacionada la oferta con nuestros requerimientos”, comenta Daniela Cury, Jefe de Tecnologías de la Información de FONPLATA.

Daniela es ingeniera en sistemas, egresada de la Universidad Presbiteriana Mackenzie. “Estudié en San Pablo pues nací y crecí en Brasil. Vivo en Santa Cruz,  Estado Plurinacional de Bolivia, donde se encuentra la sede del organismo”.

En líneas generales FONPLATA requirió contar con una herramienta flexible y de costo eficiente que posibilite la integración, organización y administración de transacciones y datos que hacen a la gestión de sus procesos financieros y administrativos, incluyendo contabilidad, caja y bancos, inversiones, préstamos, cuentas a cobrar y a pagar, endeudamiento, activo fijo, presupuesto, compras, recursos humanos y capital.

El documento en el que se establecieron las necesidades fue una importante guía para que los proveedores elaboraran sus propuestas y, al mismo tiempo, una herramienta para que el equipo de proyecto de FONPLATA pudiera realizar una comparación homogénea.  

De las casi 20 firmas que habían participado en la licitación, hubo 4 compañías y 3 productos que presentaban la mejor funcionalidad para nuestro proyecto”, dice Daniela. 

Si bien FONPLATA se endeuda principalmente mediante la emisión de bonos y otorga préstamos, no lo hace de la misma forma que lo realiza un banco comercial. Por eso no era sencillo encontrar una solución que calzara 100% con las necesidades del organismo. 

“K2B, SAP Business One y SAP HANA, fueron los productos que más nos satisfacían y las propuestas técnicas de los proveedores resultaron ser muy completas” comenta Cury, quien agrega “vimos en K2B una herramienta muy amigable, intuitiva y rápida que podíamos parametrizar de manera simple. Además en muy poco tiempo la gente de K2B logró entender nuestro problema y adaptar el software rápidamente.  Por eso los elegimos

Los hechos confirman que no se equivocaron. En solo 6 meses lograron implementar el software. “Aún nos quedan por hacer importantes adaptaciones dentro de inversiones y préstamos. Pero lo importante es que la organización ya está utilizando el software. La salida a producción con el 100% de la funcionalidad, incluyendo la re elaboración del módulo de préstamos con metodologías ágiles, será en Junio del 2020.

Un ERP cambia la forma de trabajar de una organización, integrando funciones en procesos y democratizando el acceso a la información. De hecho, el proyecto de FONPLATA fue pensado para contar con 16 usuarios y durante la implementación se detectaron nuevos roles que ampliaron a 27 la cantidad de funcionarios que utilizarán el sistema. Esperan que cada unidad pueda ver su propia información financiera y disponer de métricas e indicadores para el mejoramiento continuo.

Con orgullo y satisfacción Daniela Cury amplía “el área de tecnología está compuesta por 8 personas, incluyendo a consultores externos. No es el protagonista del proyecto sino que  da un servicio de ayuda al resto de la organización. El líder es el Gerente de Finanzas con quien trabajamos en conjunto para realizar el seguimiento”

Una vez en producción FONPLATA espera reducir el ciclo de procesamiento de los flujos de transacciones mejorando así la eficiencia y eficacia; simplificar y estandarizar el procesamiento de las transacciones eliminando potenciales redundancias garantizando la validez, integridad, confiabilidad, relevancia y oportunidad de la información financiera; facilitar o permitir la integración de los procesos y la gestión documental; conservar la base de conocimiento de la organización; garantizar un alto nivel de seguridad, tanto a nivel de acceso de usuarios como de datos.

Por Daniel M. Aisemberg.

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