Grant Thornton Argentina es una firma que opera en el área de consultoria y auditoria, y brinda servicios de contabilidad, impuestos, y terciarizacion a las empresas. Entre 2006 y 2008 experimentó un importante crecimiento, tanto en clientes como en empleados. Con el objetivo de administrar esa expansión decidieron adoptar un sistema de gestión y una herramienta de inteligencia de negocios que le permitiera potenciar la gestión interna, y en las que invirtieron $200.000.
No siempre se puede crecer de manera ordenada, aunque, a paso lento pero seguro, como reza el dicho, se implementó el sistema ERP (Planificación de recursos empresariales, por su sigla en ingles) Plataforma, y posteriormente, una herramienta de BI (inteligencia comercial) del proveedor Qlik View.
«Necesitábamos ordenar y explotar mejor toda la información de la compañía», define Eduardo Diego, Gerente de Sistemas y Gestión de Grant Thornton Argentina. Tras una etapa de desarrollo que llevo dos años de trabajo en el departamento de sistemas, el CIO concluye: «Ahora podemos conocer con presicion las horas de cada proyecto, los resultados y donde hay mas inversión de tiempo y rentabilidad».
Arnaldo Hasenclever, socio gerente de la firma, es uno de los principales usuarios de la herramienta BI y explica que la administración de un producto intangible como el de Grant Thornton – que factura $30 millones prestando servicios de auditoria – «necesita registrarse de alguna manera. Y dada esa particularidad, es clave para la operatoria diaria contar con una plataforma tecnológica capaz de integrar toda la información proveniente de cada eslabón de la organización.
Antes nos manejábamos con el sistema Waldbot, especifica Hasenclever, pero lo utilizamos para la contabilidad de los clientes. Si bien registra las horas de nuestros profesionales, no nos era posible integrarlo a otras variables de la información, como, por ejemplo, el centro de costos.
Necesitábamos un sistema de gestión que se pudiera integrar con toda la información».
«Otra dificultad frecuente era no poder contar con una herramienta efectiva para la gestión de proyectos. Era común presupuestar 100 horas cuando en realidad terminaban ocupando 200 horas.
Por eso requerimos una tecnología que midiera bien las etapas en cada trabajo y detectara este tipo de desvios», ejemplifica Diego.
Según Hasenclever, «Esta plataforma fue elegida por el conjunto de los socios porque estaba diseñada específicamente para estudios.
Existe un número muy reducido de programas específicos para nuestra profesión y el de Infogestion ya había sido probado en la competencia, por eso escogimos esta opción. Desarrollarlo Internamente nos hubiera costado mas caro».
Tiempo Conocido
Hubo tres etapas de desarrollo: la económica – financiera, otra orientada a la gestión de recursos (personas, horas y costos) y evaluación económica de proyectos, y la ultima vinculada al software de liquidación de haberes Payroll.
En la primera fase, ¨»La particularidad fue la gran cantidad de reportes económicos que debían trasladarse a Qlik View y que eran desarrollados en planillas de Excel, lo que consumía los tiempos de un recurso de suma importancia para la empresa, como es el gerente de Administración y Finanzas y sus colaboradores; y si bien el foco del desarrollo estaba asociado a la reproducción de dichos reportes, finalizo el proyecto como una completa aplicación de BI de finanzas», detalla Juan Pablo Baldoni, director de Infogestion Bracht S.A.
Desde el proveedor también agregan: «Respecto al ERP, llevó ocho meses la etapa de mapeo, para metrización y capacitación, mientras que la puesta en marcha se realizó solo en dos meses. Se integró el core business del negocio de Grant Thornton con el back oficce», detalla Martin Bustamante, Gerente de Operación de Infogestion Bracht S.A.
Una vez completada la primera etapa del proyecto –ordenar, unificar criterios y cargar toda la información sobre la Plataforma ERP– , el paso siguiente fue la explotación de BOI. Son 11 los usuarios -entre gerentes y socios- que lo utilizan actualmente para relacionar los proyectos de cada cliente y visualizar asi el pasaje de información de gestión a contable y financiero.
Pero para llegar a este punto debieron correr varios bits bajo el puente. «Lo mas difícil de haber alcanzado la información detallada y en línea fue la contabilidad de los datos. Saber como conviene cargarlos para explotar la información es clave», resume el CIO que, como resultado del proceso de implementación, su área paso a llamarse Sistemas y Gestión, teniendo el 5 por ciento del presupuesto anual de la empresa para dar soporte a todo el negocio.
Hágalo usted mismo
Según Hasenclever, la principal virtud del proyecto es la flexibilidad. «Como usuario final, el BI me permite armar un balance de tres o seis meses, por ejemplo; lo hago yo mismo: cambio las variables, elijo lo que quiero ver y analizo los indicadores», fundamenta.
«El hecho de disponer de información de manera inmediata y tener la posibilidad de relacionar con distintas bases de datos -como las contenidas en el servidor, lapo, la notebook o el smartphone- fue una mejora sustancial para el desempeño gerencial. Pero recién ahora podemos decir que estamos explotando bien la información», apunta Diego, ya que para que los usuarios puedan elaborar reportes de balance por periodo o establecer comparativos entre distintos ejercicios y relacionar toda esas información con los centros de costos, se necesitço un largo proceso de ordenamiento, capacitación y consistencia de datos.
Como se sabe, una herramienta de BI -que suelen ser costosas y llevan un tiempo de implementación- no solucionan los problemas por si solas. Lo que hay que tener en cuenta es que «el sistema arroja un resultado que esta relacionado con la carga previa de datos. Esto es lo mas critico de una implementación de BI», asegura Diego. Y agrega que «el compromiso de la dirección de la empresa, como sponsor del proyecto, fue uno de los principales críticos de éxito».
HIGHLIGHTS
Objetivo de negocio: Sistematizar los procesos de información de gestión y gestión operativa de la empresa.
Inversión: $200.000
Plazo: Dos años (en 2008 el ERP Y EN 2009 BI).
ROI: No fue calculado
Lide de Proyecto: Fernando Boscoso, Gerente de administración y Finanzas, y Eduardo Diego, Gerente de sistemas y operación de Grant Thornton.
Tecnología clave:
Solución: Plataforma ERP y Qlik View Business Intelligence.
Proveedor: Infogestion Bracht
IT CORPORATIVA
Software: Windows 2003 Server y Windows 2008 Server¸ aplicación de correo Exchange. Base de datos SQL Server. Windows XP y Oficce. Payroll (Sueldos) y Waldbott (Contabilidad).Aplicativos propios para auditoria (desarrollados por en Grant Thornton Internacional)
Hardware: 7 servidores Dell y 4 HP; 56 DESKTOPS HP, DELL y otras; 124 notebooks HP y Dell, y ocho teléfonos Blackberry.
Telecomunicaciones: Red LAN con backbone de fibra óptica. Proveedores de Internet: Telmex e Iplan; telefonía móvil con Personal y telefonía fija con Telmex. (*)
(*)Fuente: Information Technology