El control de costos en Ecuador, Colombia, Perú (dejar sólo el país que corresponda) alcanzó diferentes sectores y el mercado de la construcción, sin duda, fue uno de los más afectados. El escenario cambió y está obligando a las empresas a aumentar la productividad y mejorarla con los mismos recursos. La cuenta necesita cerrar y la salida para esta ecuación está en la tecnología. Atenta a esas transformaciones, TOTVS ha invertido más en proporcionar una mejor experiencia en el uso de sus soluciones que reúnen gestión y practicidad en una única plataforma de colaboración: fluig, y permite la existencia de diferentes formas de pensar y usar la tecnología a favor de los negocios. Fluig presenta una nueva manera de gestionar proyectos de forma colaborativa.
Con características especialmente diseñadas para el sector, la compañía ofrece un alto nivel de gestión a través de un acceso centralizado, es decir, utiliza un único usuario y contraseña para obtener los datos de todos los sistemas utilizados en la organización. Todo en un ambiente, lo que también permite efectuar consultas rápidas de los módulos utilizados del ERP por cada persona y darle más productividad para poder realizar todas las tareas con unos pocos clics.
Las comunidades de trabajo son otra característica que también actúa en este sentido. Con una interfaz similar a la de las redes sociales personales, esta función permite el intercambio de información por área de actuación de la organización y la recolección de datos importantes. Todo lo que antes era hecho por el intercambio de correos electrónicos y documentos diversos, ahora se lleva a cabo a través de fluig, que organiza la información de un modo más atractivo y dinámico. El objetivo es, por medio de una experiencia agradable y colaborativa, consolidar todo el conocimiento y facilitar su gestión. Los responsables del proyecto interactúan a través de la comunidad del proyecto, posteando problemas en el timeline, centralizando todos los documentos del proyecto en la GED (Gestión Electrónica de Documentos) segmentada de la comunidad, así la comunidad se convierte en el centro de la colaboración de los involucrados en el proyecto mediante la ampliación y agilización de la comunicación.
La plataforma ofrece además, la experiencia de acceder a flujos de trabajo directamente en la pantalla del gestor, él puede aprobar las solicitudes de material, material extra, pagos de contratos, etc. Todos los asuntos pendientes y los pasos que necesitan de aprobación se organizan en procesos que fueron debidamente registrados en la herramienta. Una vez que una solicitud está abierta, el sistema envía automáticamente una alerta a los responsables, que visualiza y valida las acciones delegadas en él. El solicitante es notificado de la nueva situación de la demanda y puede dar continuidad al procedimiento. Este método promueve un mejor manejo controlado y dinámico. Es de esta manera que la empresa también deberá hacer uso de una de las grandes ventajas de la solución, la trazabilidad. El sistema registra cada cambio e indica quién ha autorizado una determinada compra, por ejemplo.
Esa seguridad, esencial para la adecuada gestión de los costos, está reforzada por mecanismos que aseguran que, a partir de un conjunto de valores, la adquisición de nuevos materiales sea validada por los límites de gasto superiores a un proceso normal. También existe la opción de establecer parámetros para que estas aprobaciones se crucen con la información de los gastos realizados y previstos en los proyectos. De esta forma, la herramienta puede identificar pedidos de compra de materiales extras que no estaban presupuestados originalmente para un trabajo y generar alertas sobre inconsistencias
Para que todas estas etapas sean ágiles, todo se puede hacer a través de dispositivos móviles, permitiendo a los profesionales desarrollar sus actividades desde cualquier lugar y en cualquier momento.
«La crisis es el mejor momento para que las empresas reevalúen sus procesos e inviertan en la modernización de sus sistemas, ya que cuando el mal tiempo pase, la organización estará preparada para salir por delante de sus competidores. Nuestras soluciones están diseñadas para ofrecer una gestión precisa a empresas de construcción y cada funcionalidad diseñada para apoyar al sector en el desarrollo de sus demandas, utilizando herramientas modernas y adheridas plenamente a sus actividades», comenta Marcelo Cosentino, vicepresidente de los segmentos Services de TOTVS.