Grupo Unigel está formado por seis empresas que utilizaban una instalación diferente del mismo sistema. Para optimizar la gestión, fue hecha la unificación de las soluciones, de esta forma los datos contables y fiscales fueron introducidos una sola vez en el sistema y replicados automáticamente para todos los módulos de la aplicación.
Antes, el mismo ítem era cargado en la herramienta por diversas empresas, existiendo duplicidad en el dato y registros con nombres y descripciones diferentes, pero con el saneamiento de los datos, además de reducir el volumen de ítems registrados, se obtuvo mayor confiabilidad en la información y una visión precisa del inventario, así como una ganancia financiera significativa al área de suministros, que se convirtió en una compra única para toda la empresa, obteniendo mejores márgenes comerciales.
La herramienta benefició las rutinas de Unigel debido a la parametrización de los procesos basados en las mejores prácticas realizadas por las empresas del grupo. Para identificar esos procedimientos, la organización contó con el apoyo de TOTVS Consulting, unidad de consultoría de TOTVS, que después del diagnóstico, configuró la herramienta con el flujo más adecuado para cada rutina, simplificando el entrenamiento de los nuevos colaboradores y las auditorías. Además, la nueva versión del software de gestión permite la aprobación electrónica de documentos, aun cuando los gerentes no estén en la organización, garantizando así la agilidad en el proceso.
Los 860 usuarios de Unigel-Plastiglas percibieron rápidamente la velocidad de navegación y la interfaz amigable de la nueva versión del ERP de TOTVS, lo que facilitó el trabajo de los equipos. La herramienta simplificó el cierre contable y de inventario, el cual necesitaba hacerse de forma integrada. “Como una empresa dependía de otra, el proceso acababa generando cuellos de botella. Con la nueva versión del sistema, conseguimos realizar el cierre, logrando una ganancia significativa de tiempo. El cierre de algunos de nuestros clientes más grandes lleva alrededor de cuatro horas, mientras que otras toman aproximadamente 30 minutos”, afirma Claudia Anania, gerente de TI de Unigel.
Además, con la migración, los usuarios ahora tienen un único login y contraseña para acceder a todos los módulos del sistema, simplificando su día a día. La centralización de todas las soluciones en un único acceso también trajo un ahorro al área de TI, que no necesita crear más y mantener actualizados los diferentes usuarios, aumentando la seguridad de las aplicaciones y permitiendo una mejor visualización de las actividades de cada usuario.
“La transición para la nueva versión fue bastante tranquila. Recibimos atención dirigida y dedicada, factor decisivo para el éxito de la migración y que garantizó ganancias de forma más rápida, así como la continuidad del proyecto y la entrega en la fecha prevista”, informa Anania.
Plastiglas, operación mexicana de Unigel, es líder en la producción y comercialización de láminas de acrílico y adoptó el ERP de TOTVS en sus cuatro plantas y en sus seis centros de distribución después de la adquisición en Brasil. Hasta entonces, la empresa utilizaba otro sistema de gestión multinacional. El cambio, realizado en dos meses, redujo los costos operacionales y trajo mejoras en el rendimiento de la compañía a nivel continental. De esta manera, fue más fácil integrar las operaciones, dando a Brasil acceso total a la información de México y más agilidad en la toma de decisiones con base en indicadores y datos confiables.
“La herramienta unifica la gestión de toda la actividad empresarial, lo que permite recurrir a la base de datos cuando sea necesario, sin necesidad de esperar al final del mes para obtener cierta información y que entonces, ya sea tarde para tomar alguna acción. Además de disponer de información en tiempo real, el ERP dio eficiencia a nuestros procesos y un ahorro del 40%”, afirma Fausto Mejía, gerente de Logística y TI de Unigel-Plastiglas.
“La diferencia de las legislaciones entre los países de América Latina dificulta la expansión de empresas que desean internacionalizarse. Con el objetivo de apoyarlos, atender las necesidades de cada país y que sean más competitivas en la región, TOTVS se especializó en la legislación de todos los países de América Latina y las incluyó en sus soluciones de gestión”, finaliza Alexandre Azevedo, director de TOTVS Private.
