Con una trayectoria de más de 13 años, desde su fundación en 2002, Transconsult se ha constituido como una firma de consultoría en ingeniería para el desarrollo, la planeación, la proyección, la instrumentación y la operación de proyectos en materia de transporte e infraestructura, colocándose como una de las principales empresas del ramo en México.
En 2013 Transconsult vislumbró la necesidad de contar con un sistema de gestión que les permitiera monitorear, controlar y administrar mejor los proyectos que se estaban llevando a cabo, sobre todo porque muchos de ellos se realizan en campo, fuera de la oficina. De esta forma, podrían implementar medidas previsibles en lugar de medidas correctivas, las cuales se traducían en pérdidas de costos y tiempos.
“Tener un mejor control de los proyectos nos permite medir con mayor seguridad lo presupuestado versus lo trabajado y así, todos los proyectos pueden tener medidas preventivas para beneficiarse con mejores resultados. Además, de esta forma, con los clientes es más sencillo negociar dichas medidas para obtener de su parte una mayor satisfacción y mantener una mejor relación de negocio”, comentó Oscar Delgado, gerente comercial de Transconsult.
Por ello, decidieron implementar un sistema de gestión empresarial que les permitiera:
- El control, la integración y la administración de los proyectos.
- La asignación y el control de los gastos y de los tiempos de cada uno de los proyectos.
- La consolidación de las diferentes soluciones utilizadas.
- La garantía de tener una solución con un enfoque hacia proyectos; core de su negocio
En abril de 2012, Transconsult inició su internacionalización al abrir oficinas en Bogotá, Colombia y para un futuro cercano, buscan hacer lo mismo en Perú, Panamá y Ecuador, no obstante, desde la oficina de México y la de Colombia, ya han participado en proyectos internacionales para clientes en Centro América, Haití, Argentina y Uruguay. Por esto, también era imprescindible que la solución adquirida les permitiera el manejo de proyectos en diferentes monedas e idiomas.
“Buscábamos una solución con un enfoque hacia proyectos que nos facilitara la administración y el control de los que trabajamos al mismo tiempo, además de que el proveedor a elegir debía de tener experiencia y presencia en América Latina, que nos permitiera seguir consolidándonos como especialistas en el manejo de proyectos en los sectores de transporte e infraestructura”, mencionó Oscar Delgado.
El momento del cambio
Debido al tamaño de los proyectos que Transconsult maneja, era indispensable encontrar una solución para monitorearlos, controlarlos y administrarlos mejor de una forma integrada y a través de la cual, la consolidación de las diferentes soluciones que estaban usando en la parte administrativa y de recursos humanos, fuera lo suficientemente sencilla y ágil en su implementación.
Fue así como a inicios de 2014, iniciaron pláticas con TOTVS para evaluar la adquisición del sistema, pues éste era el único proveedor que les ofrecía un software totalmente integrado. De esta forma, Transconsult adquirió TOTVS ERP con los módulos:
- Compras
- Facturación
- Financiero
- Contabilidad
- PMS (Solución especializada en Gestión de Proyectos)
Además de la implementación de estos módulos con las necesidades específicas de Transconsult, también se hizo la implementación del módulo PMS (Project Management System) solución que cumple con las necesidades específicas de la empresa, para que todos los usuarios puedan realizar los apuntamientos a sus proyectos y el prorrateo de los gastos a los mismos, de manera remota. “TOTVS, con su solución PMS se convirtió en el proveedor idóneo para nosotros”, dijo Oscar Delgado.
“El módulo que TOTVS nos ofreció tiene totalmente integrada la parte administrativa —dar de alta un proyecto en un segmento desde su presupuesto, hasta el manejo, el seguimiento, el control y la generación de estados de cuenta—, a diferencia de otros proveedores que lo tienen separado. De esta forma, en lugar de hacer un análisis sobre cómo implementar cada módulo administrativo a los módulos de proyectos, con sólo una solución, obtuvimos lo que buscábamos”, agregó Oscar Delgado.
En proceso de la mejora de resultados
Actualmente, Transconsult tiene aproximadamente 100 empleados, 25 de los cuales están haciendo uso de la solución de TOTVS en el área administrativa, sin embargo, el 100% de los proyectos nuevos ya se están beneficiando de un mejor control y una mejor administración gracias a las nuevas herramientas proporcionadas por TOTVS, lo cual es básico para una empresa como ésta en la que de un buen monitoreo y previsión, depende la entrega a tiempo de un puente o una nueva carretera.
“Si bien nuestra área contable está trabajando en su totalidad con TOTVS desde septiembre, actualmente tenemos automatizados nuestros procesos en aproximadamente un 40%, sin embargo, esperamos que durante 2016 alcancemos un 90 ó 95% de automatización y con ello, seamos una empresa más eficiente”, explicó Oscar Delgado.
En un futuro, cuando los procesos estén automatizados en un mayor porcentaje, mucho de este personal será asignado a tareas estratégicas que le permitan a la empresa un mayor crecimiento en México y en América Latina.
Un futuro como socios de negocio
Transconsult además está interesado en implementar en breve la funcionalidad ECM (Gestión de Contenido) de la plataforma fluig, ya que cada proyecto tiene cierto historial, documentación, procesos y experiencias aprendidas que son muy valiosas para su consulta en nuevos proyectos y que por lo tanto, es vital tener disponibles de manera estructurada en un sistema centralizado.
“Nos sentimos muy bien trabajando con TOTVS porque ambos estamos en el sector de servicios, así que ha habido mucho entendimiento rápido entre ambos, de hecho, más que un proveedor, son nuestros aliados para los procesos del negocio en donde esperamos, nos continúen ayudando para ser más competitivos”, finalizó Oscar Delgado.
De esta forma en un breve periodo de tiempo, Transconsult será un cliente que abarcará todo el enfoque de negocio de TOTVS, desde ERP ágil, hasta la tecnología fluig.